Privacybeleid

Wij hechten veel waarde aan uw privacy. In dit privacybeleid leggen wij uit hoe wij persoonsgegevens verwerken wanneer u gebruikmaakt van onze site en onze diensten voor bedrijfs- en IT-advies, technische ondersteuning, administratieve uitbesteding en algemene dienstverlening.

Wie wij zijn

Veenstra Innovate
Kampweg
Nieuwleusen, Overijssel
NL

Toepasselijkheid

Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens via onze site en wanneer u contact met ons opneemt of diensten afneemt. Wanneer u via onze site of anderszins persoonsgegevens aan ons verstrekt, gaat u akkoord met de verwerking zoals beschreven in dit beleid, voor zover dit wettelijk is toegestaan.

Welke persoonsgegevens wij verwerken

Wij kunnen, afhankelijk van uw interactie met onze site of onze dienstverlening, de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• Contactgegevens: zoals naam, bedrijfsnaam, functie, e-mailadres en telefoonnummer (indien u die gegevens aan ons verstrekt).
• Gegevens die u verstrekt voor offertes en opdrachten: zoals informatie over uw organisatie, vragen, wensen, eisen, project- of opdrachtgegevens en andere inhoud die u deelt.
• Administratieve gegevens: zoals facturatiegegevens, gegevens voor contractbeheer en gegevens voor het uitvoeren van overeenkomsten.
• Technische en gebruiksgegevens: zoals IP-adres, browsertype, apparaatkenmerken, bezochte pagina’s, tijdstempels en click- of navigatiegegevens, voor zover wij deze gegevens verzamelen via cookies of vergelijkbare technieken.
• Communicatiegegevens: zoals gegevens uit correspondentie (bijv. in berichten of formulieren), voor zover relevant voor de dienstverlening en afhandeling van uw verzoek.
• Verificatie- en beveiligingsgegevens: zoals logs en signalen die helpen om misbruik, fraude en veiligheidsincidenten te voorkomen en te onderzoeken.

Doeleinden van verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het leveren van onze diensten: het uitvoeren van IT-advies, technische ondersteuning, administratieve uitbesteding en algemene ondersteuning.
• Offertes, contractbeheer en facturatie: het verwerken van aanvragen, het beheren van overeenkomsten en het uitvoeren van betalingen.
• Afhandeling van uw vragen en verzoeken: het beantwoorden van contactverzoeken en het opvolgen van ondersteuning of serviceaanvragen.
• Communicatie met u: voor zover nodig om onze dienstverlening uit te voeren en u te informeren over relevante voortgang, wijzigingen of serviceaspecten.
• Beveiliging en naleving: het beschermen van onze systemen, het voorkomen van misbruik en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
• Verbetering van de site: het analyseren van gebruik om de prestaties, functionaliteit en gebruikerservaring van onze site te verbeteren.

Rechtsgrondslagen (GDPR)

Voor zover van toepassing is onze verwerking gebaseerd op één of meer van de volgende rechtsgrondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst of het nemen van stappen op verzoek van betrokkene voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst.
• Gerechtvaardigd belang van ons bedrijf (bijvoorbeeld voor beveiliging, het verbeteren van onze dienstverlening of het beheren van onze administratie), waarbij wij uw belangen en grondrechten afwegen.
• Wettelijke verplichting: wanneer wij gegevens moeten verwerken om te voldoen aan geldende wet- en regelgeving.
• Toestemming (indien en voor zover van toepassing): bijvoorbeeld voor bepaalde cookiecategorieën, waarbij u kunt intrekken wat u eerder heeft toegestaan.

Cookies en vergelijkbare technieken

Onze site kan cookies of vergelijkbare technieken gebruiken om de site te laten werken, veiligheid te verbeteren en het gebruik te analyseren. Afhankelijk van de instellingen en uw keuzes kunnen cookies worden geplaatst voor verschillende doeleinden.

Wanneer wet- en regelgeving dit vereist, vragen wij om uw toestemming voor niet-noodzakelijke cookies. U kunt uw voorkeuren beheren via de cookie-instellingen op onze site en (waar van toepassing) uw toestemming intrekken.

Met wie wij persoonsgegevens delen

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de doeleinden hierboven of wanneer wetgeving dat vereist. Mogelijke ontvangers zijn:

• Verwerkers (dienstverleners die namens ons handelen), bijvoorbeeld op het gebied van hosting, IT-beheer, beveiliging, ticketing/ondersteuningssystemen, en administratieve ondersteuning.
• Subcontractors die betrokken zijn bij de uitvoering van een opdracht, voor zover noodzakelijk en passend binnen contractuele afspraken.
• Overheidsinstanties of bevoegde autoriteiten wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
• Professionele adviseurs (bijv. accountants of juridische adviseurs) voor zover nodig voor bedrijfsvoering, contractafhandeling of juridische ondersteuning.

Wanneer wij samenwerken met verwerkers, sluiten wij in de regel verwerkersovereenkomsten waar passende waarborgen zijn opgenomen. Wij beperken toegang tot persoonsgegevens tot personen die dit nodig hebben om hun taken uit te voeren.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Wij streven ernaar persoonsgegevens niet door te geven buiten de EER. Indien doorgifte toch plaatsvindt (bijvoorbeeld via bepaalde technische diensten of leveranciers), zorgen wij voor passende waarborgen conform de GDPR, zoals een adequaatheidsbesluit, passende contractuele maatregelen (bijv. standaardbepalingen) of andere wettelijk toegestane grondslagen.

Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. De bewaartermijnen kunnen verschillen per categorie gegevens. Als algemene richtlijn hanteren wij:

• Voor contractuele en administratieve doeleinden: bewaartermijnen die samenhangen met de duur van een overeenkomst en wettelijke verplichtingen (zoals fiscale en administratieve bewaarplichten).
• Voor contactverzoeken en support: zo lang als nodig is om uw vraag of aanvraag af te handelen en eventuele opvolging te kunnen uitvoeren.
• Voor technische logbestanden en beveiliging: zolang als nodig is om beveiligingsincidenten te detecteren, te onderzoeken en te beheren.

Wanneer wet- of regelgeving specifieke termijnen voorschrijft, volgen wij die termijnen.

Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking of wijziging. De maatregelen zijn afgestemd op het risico en de aard van de verwerking.

Uw rechten

Onder de GDPR heeft u (afhankelijk van uw situatie) de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: u kunt vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie: u kunt vragen om onjuiste persoonsgegevens te corrigeren.
• Recht op verwijdering: u kunt verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens in de gevallen waarin dat wettelijk is toegestaan.
• Recht op beperking van verwerking: u kunt verzoeken om de verwerking (tijdelijk) te beperken in bepaalde situaties.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: u kunt verzoeken om bepaalde gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen, en (waar mogelijk) door te sturen.
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, wanneer u redenen heeft die verband houden met uw specifieke situatie.
• Recht om toestemming in te trekken: wanneer verwerking gebaseerd is op toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken.
• Recht om een klacht in te dienen: u kunt een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit, in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe u een verzoek indient

U kunt uw verzoek met betrekking tot uw rechten indienen via een schriftelijk bericht. Stuur uw verzoek naar:

Veenstra Innovate
Kampweg
Nieuwleusen, Overijssel
NL

Om misbruik te voorkomen kunnen wij aanvullende informatie vragen om uw identiteit te verifiëren. Wij reageren binnen de wettelijk toepasselijke termijnen.

Profilering en geautomatiseerde besluitvorming

Wij gebruiken in beginsel geen geautomatiseerde besluitvorming (incl. profilering) die juridische gevolgen voor u heeft of u in vergelijkbare mate aanzienlijk beïnvloedt. Indien wij in specifieke gevallen wel geautomatiseerde besluitvorming toepassen die aan deze voorwaarden voldoet, zullen wij u hierover vooraf informeren en de wettelijk vereiste waarborgen toepassen.

Minderjarigen

Onze site en diensten zijn niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen. Wanneer u vermoedt dat wij toch persoonsgegevens van een minderjarige hebben verzameld, neem dan contact met ons op zodat wij dit kunnen beoordelen en zo nodig passende maatregelen kunnen nemen.

Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen om het actueel te houden of om wijzigingen in onze werkwijze, wetgeving of bedrijfsactiviteiten te verwerken. De meest recente versie is van toepassing op onze verwerking.

Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via post:

Veenstra Innovate
Kampweg
Nieuwleusen, Overijssel
NL